Overview
Le poste d'associé(e) au projet BIOFIN fournira un soutien administratif et de bureau à l'expert principal en finance (chef de projet) et à l'ensemble du projet.
Key Responsibilities
- Faciliter les achats
- Assurer le suivi financier et administratif des activités et dépenses
- Assurer le soutien à la communication, la facilitation et l'organisation des activités de sensibilisation, des communiqués de presse, des notes d'information sur les projets/PNUD/gouvernements, des traductions, etc.
- Assurer la liaison avec le bureau national du PNUD et l'Unité mondiale de gestion des projets et d'appui technique (GPMTSU) afin de faciliter l'établissement des rapports financiers et la conformité, ainsi que la conformité des achats du PNUD.
- Apporter un soutien pour toutes les exigences financières et administratives du projet, en particulier celles liées au financement et à la comptabilité.
- Aider à s'assurer que le projet soit exécuté de manière rapide et appropriée.
- Aider ou soutenir la facilitation et l'orientation du travail de l'équipe nationale.
- Gérer les calendriers de paiement.
- Assister dans les activités liées au projet, y compris la planification de réunions, de consultations locales et nationales, de voyages et d'autres activités liées au projet.
- Veiller à ce que tous les voyages nationaux et internationaux soient organisés sans encombre.
- Documenter et partager les comptes rendus des réunions, décisions, actions, etc.
- Soutien au suivi et l'évaluation du projet au niveau national, y compris lors d'évaluations d'ateliers
- Soutenir la gestion du budget du projet et soutenir la supervision des procédures et activités d'approvisionnement et de comptabilité, en collaboration avec le bureau pays du PNUD et le GPMTSU.
- Assurer que les ressources financières soient déboursées à temps aux partenaires de mise en œuvre.
- Tenir des registres des dépenses et collaborer dans la gestion des rapports financiers.
- Élaborer des calculs pour l'élaboration du plan de travail annuel ou du budget.
- Gérer tous les processus d'approvisionnement nécessaires, les demandes et les ordres d'achat, en veillant au respect des règles et réglementations du PNUD.
- Tenir un inventaire des actifs/équipements et soutenir la remise des équipements à la clôture du projet.
- Assurer que le système d'approbation Quantum est mis en place au bureau national pour le projet.
- Gérer toutes les questions logistiques pour organiser l'atelier de début, les ateliers de consultation et toutes les réunions nécessaires
- Mettre régulièrement à jour le plan d'approvisionnement et la liste des contacts.
- Gérer tous les arrangements de voyage pour les voyages et missions nationaux ainsi que les participants aux ateliers de niveau national.
- Gérer toutes les procédures de voyage des participants aux ateliers mondiaux et régionaux ainsi qu'autres réunions internationales, en veillant à ce que tous les visas, autorisations de sécurité et billets d'avion nécessaires soient obtenus en temps voulu, et que les confirmations et modifications des arrangements de voyage soient communiquées immédiatement à la GPMTSU.
- Participer à la formation et organiser des séances d'information sur les procédures internes à l'intention du personnel du projet. Apporter un soutien à d'autres activités de renforcement des capacités, notamment à la conception et à la fourniture d'outils, de matériel pour les ateliers ou de plateformes qui exploitent l'intelligence collective des communautés et mobilisent l'action.
- Apporter son soutien à la diffusion et au partage des données pertinentes et des enseignements tirés au sein du bureau de pays et à l'échelle régionale.
- Apporter une contribution significative aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique. Soutenir la compilation et la systématisation des connaissances, des produits et des outils du projet, ainsi que leur large diffusion auprès des partenaires.
- Exécuter d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Required Experience
- Au moins 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience en gestion de projet, finance, administration, comptabilité, budgétisation ou domaine connexe est requis.
- Expérience de l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion en ligne tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP)
- L'expérience des politiques, procédures et pratiques du PNUD/ONU, en particulier en ce qui concerne le développement et la mise en œuvre de projets, est souhaitable
- Une formation spécialisée en administration, comptabilité, finance ou domaines connexes serait un avantage
- Expérience dans le travail avec des experts nationaux et des institutions internationales.
- Expérience en collecter et traitement des données et des informations.
- Expérience dans les relations avec la partie nationale, les partenaires au développement et le secteur privé.
- Compétence rédactionnelle dans la production de correspondances, des rapports aux clients internes et externes de manière appropriée et en temps opportun.
- Connaissances approfondies et prouvées des politiques et procédures en matière de voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux questions liées aux voyages
Qualifications
- Un diplôme d’études secondaires (Baccalauréat) est requis ou
- Un diplôme d’etudes superieures (Licence) dans le domaine de l’Administration, Comptabilité, Gestion des projets, Finances, en Budgétisation ou tout autre discipline connexe sera dument pris en considération mais ne constitue pas un requis.
