Overview
Le Senior Procurement Officer a la charge de la gestion des équipes d’acheteurs, des données du système Intégra et de l'appui efficace de la Chaine des approvisionnements tout au long du programme. Il assure la mise en œuvre efficace de la chaine d’approvisionnement, en conformité avec les politiques de l’IRC et les exigences des bailleurs de fonds.
Key Responsibilities
- Collaborer et se concerter avec le service en charge des programmes et le service financier afin de garantir des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés
- Être l’interlocuteur principal de l’équipe Master Data Management pour l’entretien et l’actualisation des données du système INTEGRA
- Être le référent principal pour des questions d’archivage et classement de documents de support en lien avec les achats et le système INTEGRA
- Collaborer avec le Supply Chain Manager afin de garantir que les mécanismes de contrôle interne fonctionnent avec un minimum de bureaucratie
- Faire des visites du terrain en vue de garantir l'efficacité et l'uniformité de la structure de la chaîne des approvisionnements ainsi que la mise en œuvre des politiques et des procédures opérationnelles standard de l'IRC
- Veiller à ce que les politiques et procédures de la chaîne d'approvisionnement/Sécurité soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l'IRC et des sources de financement applicables
- Préparer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement en collaboration étroite avec les programmes
- Assurer la gestion et le suivi des données sur les achats
- Assurer le suivi de la mise en œuvre du Master Procurement Plan conformément aux Item Forecast des projets
- Produire un rapport hebdomadaire sur le Purchase Order data
- Procéder à la création de ticket pour la mise à jour de données dans le système Intégra et en faire le suivi
- Appuyer les équipes achat dans l’identification des fournisseurs des biens et services
- Appuyer dans le suivi des MPA et MSA et procéder aux évaluations de fournisseurs
- Appuyer l’Administration dans les demandes d’achat dans le système Intégra
- Planifier et préparer les achats suivant les plans d’approvisionnement en place
- Accompagner dans l'élaboration des spécifications d'approvisionnement
- Gérer le processus de demande de devis auprès des fournisseurs (RFQ)
- Gérer le processus de Demande de propositions (RFP)
- Participer aux réunions d'appel d'offres et aux évaluations
- En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation dans le cadre de processus d’appel d’offres ouverts
- Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs
- Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc
- De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées
- Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation
- Soumettre des rapports d'approvisionnement à base mensuelle
- Gérer les relations avec les demandeurs de biens et de services
- Collecter, organiser et analyser des données achats
- Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché
- Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant d'accepter le paiement pour approbation
- Préparer des contrats pour les soumissionnaires recommandés
- Établir la liste des prix
- Tenir à jour la liste / catalogue de prix et informer les programmes de tout changement
- Fournir un soutien cohérent et constant aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures Supply Chain
- À travers les différents outils et mécanismes en place chez IRC, identifier les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques de fraudes
- Assurer un classement électronique et physique des dossiers administratifs et d’achat des fournisseurs
- Identifier les alertes rouges de fraude et de corruption et y remédier
- Conseiller les équipes de gestion du programme et du terrain sur les risques spécifiques au contexte concernant le marché local, la sous consommation, et contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des mesures et de plans d'atténuation
- Assister aux réunions de subventions/programmes pour s'assurer que les besoins en matière des achats sont budgétisés
- Apporter un appui technique aux staffs des sites (Muyinga et Ruyigi)
- Conduire des séances de revue des SOP lies aux achats
- Conduire des séances de formation sur les SOP liées aux achats
- Toutes autres responsabilités qui peuvent être confiées par les superviseurs (hiérarchique ou technique)
Required Experience
- Avoir au minimum 3 ans d'expérience professionnelle à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la coopération ou de l’aide humanitaire
- Expérience préalable du travail avec des bailleurs de fonds tels que l'UE, l’ECHO, l'UNHCR, le DFID, et connaissance des directives spécifiques imposées par les bailleurs de fonds
- Expérience sur le terrain de la gestion des opérations d'une grande chaîne d'approvisionnement multi-sites
- Connaissance approfondie et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d'approvisionnement et maintien des canaux d'approvisionnement dans les régions où l'infrastructure est faible
- Expérience de travail avec des systèmes ERP
Qualifications
• Diplôme universitaire en gestion et administration, économie, logistique ou domaine connexe
