Overview
El/La Asistente Sénior de Apoyo a Proyectos brinda apoyo administrativo y de coordinación esencial para garantizar la ejecución efectiva de los proyectos, respaldando la planificación, el monitoreo, la elaboración de informes, la logística, las comunicaciones y la gestión documental.
Key Responsibilities
- Brindar apoyo administrativo y de coordinación para la planificación, implementación, monitoreo y presentación de informes de proyectos.
- Asistir en el seguimiento del progreso de los proyectos, entregables, contratos, viajes, talleres y subvenciones.
- Apoyar la preparación de informes, materiales informativos y minutas de reuniones internas.
- Mantener herramientas de seguimiento y asegurar que los datos operativos y de los proyectos estén actualizados y debidamente archivados.
- Participar en reuniones periódicas del equipo para reportar avances, prioridades próximas y necesidades de coordinación.
- Coordinar y organizar la logística para reuniones, talleres, conferencias y eventos.
- Procesar autorizaciones de viaje, reclamaciones de gastos y reembolsos para personal y socios.
- Preparar y distribuir materiales para talleres y misiones.
- Coordinar con proveedores, sedes y participantes para garantizar la ejecución fluida de los eventos.
- Apoyar los procesos de adquisiciones, incluyendo la preparación de requisiciones, órdenes de compra (POs) y solicitudes de pago.
- Verificar la documentación de respaldo, facturas y entregables contractuales.
- Asistir en la revisión de licitaciones, procesos de evaluación y administración de contratos.
- Mantener documentación precisa y organizada de todas las actividades de adquisiciones, financieras y administrativas.
- Apoyar el monitoreo operativo y financiero mediante la actualización de los sistemas de seguimiento de adquisiciones y pagos.
- Brindar apoyo administrativo y logístico a la alta gerencia, incluyendo programación, planificación de misiones y preparación de documentación de viaje.
- Apoyar la coordinación de reuniones de alto nivel, interacciones con donantes y socios.
- Procesar anticipos operativos, solicitudes menores de adquisiciones y otras transacciones administrativas.
- Apoyar la organización, facilitación e impartición de capacitaciones y sesiones de aprendizaje sobre gestión de proyectos.
- Participar en iniciativas de intercambio de conocimientos y Comunidades de Práctica (CoPs).
- Realizar investigaciones sobre temas relacionados con la gestión de proyectos y contribuir a la elaboración de informes, resúmenes y notas informativas.
Required Experience
- Mínimo 5 años de experiencia relevante (combinados con diploma de educación secundaria), o 1 año de experiencia relevante (combinado con un primer título universitario), brindando asistencia técnica en la gestión de proyectos.
- Competencia demostrable en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, entre otras) y sistemas de gestión basados en la web.
- Contar con experiencia laboral previa en una organización del Sistema de las Naciones Unidas será considerado una ventaja.
- Contar con experiencia en proyectos de Infraestructura.
Qualifications
- Diploma de educación secundaria (bachillerato o equivalente).
- Título universitario de licenciatura o equivalente en cualquier disciplina relevante, acompañado de 1 año de experiencia relevante.
