Overview
El/La Asistente Administrativo/a apoyará a la Oficina País de UNFPA Venezuela en el área de administración, contribuyendo con el seguimiento cercano de la implementación de los proyectos, asegurando que los procesos operativos, financieros y logísticos se ejecuten de manera eficiente, transparente y oportuna.
Key Responsibilities
- Apoyo en la contabilidad financiera del proyecto.
- Apoyo en la revisión, contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores.
- Apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores.
- Apoyo en los procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores, consultores.
- Gestión administrativa para la realización de envíos por encomienda a terreno.
- Preparar informes, incluido el desglose financiero.
- Asistir en la contratación de servicios individuales y consultores.
- Asistir en el proceso de adquisición de bienes y servicios, analizar y comparar cotizaciones y preparar las solicitudes de órdenes de compra / servicio.
- Preparar solicitudes de pago y garantizar información de soporte y documentos de soporte precisos.
- Supervisar y confirmar la entrega y el estado adecuados de los bienes y servicios.
- Realizar acciones para brindar la logística de conferencias, talleres o seminarios.
- Respaldo en otras actividades administrativas cuando sea necesario.
- Llevar a cabo cualquier tarea relacionada con la Oficina, según lo requiera el UNFPA.
- Brindar apoyo administrativo para cumplir con los requisitos y procedimientos oficiales de viaje.
- Ayudar en el proceso de planificación de viajes y actividades relacionadas.
- Mantener un registro de las actividades oficiales relacionadas con los viajes y realizar un seguimiento de su finalización.
- Recopilar todos los documentos y transacciones relacionados.
Required Experience
- Experiencia con manejo de datos y sistematización de la información.
- Experiencia en seguimiento financiero e inventarios de los proyectos.
- Experiencia en los procesos de procura y cadena de suministro y capacidad de interlocución y manejo de proveedores.
- Experiencia en la elaboración de informes periódicos o especiales de ejecución administrativa y financiera.
- Conocimientos sobre la estructura humanitaria y experiencia en el trabajo de la respuesta humanitaria constituye una ventaja.
- Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y, en especial, de las Naciones Unidas constituye una ventaja.
- Capacidad de interlocución con autoridades y funcionarios del Estado y organizaciones de la sociedad civil.
Qualifications
Título superior universitario en administración de empresas, contaduría, finanzas o carreras afines.
