Overview
The Archive Officer is responsible for managing physical and electronic archives according to established financial, administrative, HR, and logistics standards. This role involves coordinating the review, categorization, and destruction of physical documents, as well as participating in the deployment and operation of a centralized electronic archiving system.
Key Responsibilities
- Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l’archivage de la base
- Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
- Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
- Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
- Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
- Participer au déploiement du système d’archivage au niveau de la base selon les normes de la Finance, des Admin/RH et de la logistique.
- Coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique suivant le système centralisé d’archivage électronique
- Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
- Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployée au niveau de la base.
- Travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage
