Overview
Le/La Grants Management Officer appuie la gestion opérationnelle des subventions en assurant la coordination des processus de développement des propositions, de reporting et de suivi des exigences contractuelles des bailleurs. Il/Elle veille au respect des échéances, facilite la coordination entre les différents départements et contribue à la qualité des livrables produits.
Key Responsibilities
- Maintenir à jour les outils de suivi des subventions, le calendrier des échéances et le système de gestion des subventions DRC (Dynamics).
- Aider à préparer et assurer le suivi des obligations contractuelles (rapports, amendements, NCE, clôtures, audits).
- Veiller au partage, à l'archivage et à la gestion documentaire des dossiers de subvention, dont les rapports et pièces justificative, en lien avec la plateforme de DRC (Dynamics).
- Signaler de manière proactive les échéances et les risques de non-conformité.
- Soutenir la préparation des réunions avec les bailleurs lorsque requis.
- Appuyer la coordination du développement des propositions de projets et des rapports.
- Collecter et consolider les contributions des chefs de projets, équipes techniques, programmes, MEAL, finances et support et les partenaires locaux.
- Rédiger certaines sections narratives des propositions et rapports, selon les besoins.
- Effectuer un contrôle qualité de premier niveau afin de vérifier la cohérence des documents ainsi que le respect des exigences bailleurs et des standards DRC.
- Vérifier l'alignement entre le narratif, les indicateurs, le cadre logique et le budget avant validation finale.
- Préparer les dossiers de soumission et procéder à la soumission tel que demandé.
- Conseiller les équipes et partenaires locaux sur les formats et exigences des bailleurs, notamment en termes de reporting.
- Diffuser les modèles, outils et lignes directrices internes.
- Organiser les réunions de lancement et de reporting lorsque nécessaire.
- Participer aux réunions de suivi des projets lorsque nécessaire et contribuer à la mise à jour des outils de suivi des projets.
- Participer à la préparation des audits et revues documentaires tel que demandé.
- Contribuer à centraliser les informations clés relatives aux projets.
- Assurer le suivi des exigences.
- Contribuer à la préparation de fiches projets, success stories, présentations et autres produits institutionnels.
- Consolider les leçons apprises et les bonnes pratiques issues des projets.
- Autres tâches identifiées par le manager.
Required Experience
Au moins trois (03) années d'expérience dans la gestion de subventions et le rapportage auprès d'une ONG internationale ; Expérience avérée dans la gestion des subvention et/ou rapportage pour des bailleurs institutionnels ; Expérience avérée dans la coordination de rapports de qualité, notamment avec des partenaires locaux ; Une expérience de suivi de projets financés par BHA/USAID, CDCS, DG-ECHO et/ou la DG-INTPA serait un atout.
Qualifications
Master en relations internationales, journalisme, lettres, communication, gestion de projet, administration des affaires ou études similaires pertinentes pour le poste (diplômes impliquant notamment une très bonne capacité rédactionnelle)
