Overview
Assistant Programme Sante Nutrition role focused on supporting the health and nutrition program by ensuring adherence to IRC procedures and assisting with operational tasks.
Key Responsibilities
- Orienter le staff de program terrain sur le respect des procédures IRC dans la soumission des différents documents aux autres secteurs.
- Gérer les correspondances conjointement avec la hiérarchie du secteur du programme.
- Assurer l'archivage des documents et rapports du programme.
- Organiser l’archivage électronique de la documentation du secteur sur le serveur IRC.
- Assister les équipes de terrain dans les procédures des opérations.
- Préparer les déplacements des consultants et partenaires du secteur sur terrain.
- Préparer/assister à la préparation et suivre des demandes de voyages de staffs, des visiteurs et consultants du programme.
- Orienter les partenaires sur les procédures d’achat et de gestion des fonds d’IRC.
- Assurer le processus de décaissement des fonds pour l’organisation des activités du programme.
- Vérifier la cohérence et l’authenticité des justificatifs fournie par les collègues et partenaires.
- Etablir toutes les demandes d’achat du secteur Santé- nutrition en ligne et en assurer le suivi.
- Assister le programme lors du nettoyage mensuel du BVA.
- Tenir à jour la base des données des commandes d’achats locaux et internationaux.
- Préparer les demandes des fonds des partenaires, faire le suivi du paiement et s’assurer que la liquidation des fonds alloués aux partenaires se fait conformément aux procédures IRC.
- Etablir mensuellement, en collaboration avec les Managers, les états de paie de tous les partenaires.
- Participer à la préparation des rencontres du secteur santé-nutrition.
- Coordonner des aspects logistiques et organisationnels des formations.
- Assister aux diverses réunions à l’intérieur et à l’extérieur d’IRC.
- Assurer le rapportage de toutes les réunions de coordination ou d’un secteur du programme santé- nutrition.
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail de l’équipe santé- nutrition et contribuer à sa mise en œuvre.
- Rendre compte des activités réalisées dans le délai requis : rapport hebdomadaire, rapport mensuel.
- Veiller au respect des procédures financières et administratives pour la bonne marche des activités.
- Collaborer efficacement avec les autres programmes et départements de IRC.
- Assurer toutes autres taches selon les besoins du programme.
Required Experience
Avoir une expérience d’au moins 1 année dans un poste similaire (assistant au programme) de préférence avec une organisation internationale est un atout.
Qualifications
Avoir un diplôme en techniques commerciales ou administratives, comptabilité, logistiques ou équivalent, voir une expérience dans le domaine.
