P&C Assistant

Overview

Garantir a execução eficaz das operações de Recursos Humanos, assegurando conformidade, excelência no atendimento aos colaboradores e apoio estratégico à liderança para o alcance dos objetivos organizacionais.

Key Responsibilities

• Monitorizar datas de término de contratos e assegurar renovação, prorrogação ou avisos necessários.
• Coordenar e acompanhar processos de avaliação do período experimental.
• Atualizar alterações no ciclo de vida do colaborador nos sistemas Workday, Primavera, ficheiros digital e físicos.
• Coordenar processos de saída e desligamento de colaboradores.
• Manter registos de pessoal e sistemas de gestão de dados atualizados.
• Prestar aconselhamento a gestores e colaboradores sobre relações laborais, conformidade e políticas.
• Apoiar a revisão, implementação e melhoria de políticas e procedimentos de P&C.
• Monitorizar a conformidade com práticas de RH, normas da Parceria World Vision e legislação laboral.
• Preparar e submeter relatórios, métricas e documentação de conformidade de P&C.
• Prestar suporte através do Help Desk de P&C.
• Promover a sensibilização dos colaboradores sobre políticas e conformidade.
• Atuar como Workday Champion, assegurando a manutenção de dados dos colaboradores.
• Processar transações de colaboradores no Workday.
• Realizar auditorias, validações e reconciliações no Workday.
• Garantir a funcionalidade de módulos, relatórios e fluxos de trabalho no Workday.
• Gerar e analisar relatórios do Workday para planeamento da força de trabalho, conformidade, processamento salarial e tomada de decisões.
• Atuar como ponto de contacto entre a World Vision Angola e a Equipa de Operações Workday.
• Escalar e acompanhar a resolução de questões relacionadas com o sistema.
• Fornecer orientação, apoio e formação a gestores e colaboradores sobre o Workday.
• Apoiar testes, implementação e lançamento de melhorias no Workday.
• Garantir o cumprimento dos padrões de governação de dados, segurança e proteção de dados.
• Monitorizar a utilização do sistema e recomendar melhorias.
• Apoiar auditorias e revisões de conformidade.
• Analisar o cronograma de processamento salarial e processar a folha salarial mensal.
• Processar obrigações salariais legais (IRT/AGT e INSS).
• Supervisionar a administração salarial e de benefícios.
• Gerar e rever relatórios mensais do Workday e Primavera para reconciliação salarial.
• Manter e atualizar registos salariais e dados dos colaboradores.
• Atuar como ponto de contacto com fornecedores de software salarial.
• Processar pagamentos a trabalhadores temporários, consultores e ocasionais.
• Garantir o rigor, confidencialidade e conformidade das transações salariais.
• Apoiar auditorias salariais.
• Efetuar reconciliações mensais de salários, descontos legais e relatórios de benefícios.
• Responder a questões relacionadas com salários e resolver problemas.
• Liderar processos completos de recrutamento.
• Garantir conformidade das atividades de recrutamento com políticas e legislação.
• Manter atualizados sistemas de acompanhamento e bases de dados de recrutamento.
• Coordenar com gestores recrutadores.
• Garantir a manutenção e armazenamento seguro da documentação de recrutamento.
• Gerir a comunicação com candidatos.
• Preparar contratos de trabalho, cartas de oferta e documentação de integração.
• Liderar e coordenar programas de acolhimento e integração de novos colaboradores.
• Organizar e facilitar sessões de integração.
• Assegurar a conclusão de requisitos prévios à admissão e integração.
• Coordenar com departamentos relevantes para equipamentos e espaço de trabalho.
• Monitorizar a eficácia do processo de integração.
• Produzir relatórios e indicadores periódicos de recrutamento.
• Coordenar e ministrar formações sobre sistemas de P&C.
• Desenvolver e disponibilizar materiais de formação.
• Avaliar necessidades de formação e recomendar intervenções.
• Prestar acompanhamento contínuo e apoio técnico.
• Gerar, analisar e distribuir relatórios de RH e da força de trabalho.
• Garantir a exatidão, integridade e completude dos dados para reporte.
• Produzir relatórios periódicos e dashboards para escritórios Regionais e Globais.
• Desenvolver análises da força de trabalho.
• Fornecer análises de tendências e recomendações práticas.
• Monitorizar indicadores de desempenho de P&C e propor melhorias.
• Apoiar auditorias, avaliações e revisões organizacionais.
• Colaborar no reforço das capacidades de reporte, automação e qualidade de análises.
• Colaborar no desenvolvimento e atualização da estrutura organizacional e organograma.
• Apoiar a conceção, administração e análise de inquéritos de envolvimento dos colaboradores.
• Desenvolver newsletters internas, comunicações e outros materiais de comunicação de P&C.
• Criar apresentações profissionais, dashboards e relatórios visuais.
• Conceber, implementar e manter ferramentas colaborativas e modelos de trabalho.
• Identificar oportunidades para simplificar e automatizar processos de P&C.
• Manter atualizado o Calendário Anual de P&C.
• Monitorizar a execução do plano anual de P&C.
• Atuar como Líder de Projeto para iniciativas de digitalização e automação de P&C.
• Coordenar atividades de planeamento, envolvimento das partes interessadas, gestão da mudança, comunicação, testes, implementação e avaliação pós-implementação de projetos.
• Trabalhar com partes interessadas na identificação de soluções tecnológicas.
• Acompanhar e reportar o estado, riscos, desafios e resultados dos projetos de P&C.
• Promover a inovação e a melhoria contínua.
• Promover uma forte cultura de serviço centrada no colaborador.
• Demonstrar e servir de exemplo dos valores, missão e propósito organizacional.
• Apoiar a liderança de P&C e gestores na promoção de uma cultura organizacional positiva.
• Prestar orientação e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias de relações laborais.
• Apoiar iniciativas que promovam o bem-estar dos colaboradores.
• Contribuir para a manutenção de um ambiente de trabalho seguro, respeitador, inclusivo e produtivo.
• Desenvolver e manter relações de trabalho positivas.
• Exercer elevado profissionalismo, confidencialidade, integridade e discernimento.
• Apoiar iniciativas de envolvimento e motivação dos colaboradores.
• Demonstrar responsabilidade pessoal pelo desenvolvimento contínuo.
• Prestar coaching e apoio a colegas e gestores.
• Liderar, facilitar e participar ativamente em momentos devocionais, sessões de oração e outras atividades de natureza cristã.

Required Experience

• Mínimo de 5 anos de experiência progressiva em funções de Recursos Humanos, Pessoas & Cultura (P&C) ou Operações de Recursos Humanos.
• Mínimo de 4 anos de experiência progressiva em recrutamento e seleção, relações laborais, administração salarial, conformidade de Recursos Humanos e gestão de desempenho.
• Experiência demonstrada na gestão dos processos associados ao ciclo de vida do colaborador, incluindo integração (onboarding), gestão contratual, promoções, mobilidade interna e desvinculações (Offboarding).
• Experiência na administração de Sistemas de Informação de Recursos Humanos, preferencialmente Workday, Primavera V10, bem como na elaboração de relatórios e análises da força de trabalho.
• Experiência na prestação de aconselhamento e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias relacionadas com a interpretação de políticas, legislação laboral e gestão de pessoas.

Qualifications

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Psicologia Organizacional, Desenvolvimento Organizacional ou área relevante equivalente.
• Certificação profissional em Recursos Humanos, como CIPD, SHRM, HRCI ou equivalente, será considerada uma vantagem significativa.
• Formação especializada em Relações Laborais, Administração Salarial (Payroll), Sistemas de Informação de Recursos Humanos (Workday) e Direito do Trabalho.
• Domínio avançado do Microsoft Office, com especial enfoque em Excel, PowerPoint, Word e ferramentas de reporting e análise de Recursos Humanos.
• Conhecimento prático da Legislação Laboral Angolana, Segurança Social (INSS), Regulamentação Fiscal e Tributária (AGT) e requisitos de conformidade em Recursos Humanos.

Other Details