Associé Administratif [Open to internal and external applicants]

Overview

Le/la Associé.e Administratif.ve appuiera la mise en œuvre des activités du portefeuille, le soutien administratif au projet, la planification, l'élaboration du plan de travail annuel et la gestion financière.

Key Responsibilities

• Planifier et organiser la mise en œuvre des activités du portefeuille.
• Fournir un soutien administratif et logistique général aux équipes du portefeuille.
• Suivre la performance et les échéances contractuelles des entrepreneurs.
• Organiser et coordonner les réunions et les visites de sites.
• Organiser les événements du portefeuille.
• Soutenir l’équipe du portefeuille pour mettre en œuvre et suivre des activités sur le terrain.
• Préparer les contributions à l’élaboration des rapports et compiler les rapports documents de portefeuille.
• Rédiger la correspondance, les notes, des mémoires et d’autres types de documents.
• Coordonner avec les partenaires la mise en œuvre du portefeuille.
• Appuyer la mise en œuvre des plans de communication spécifiques du portefeuille.
• Classer et archiver toute la correspondance pertinente et tous les documents relatifs au portefeuille.
• Préparer les contrats et les termes de référence.
• Préparer les inputs au module de gestion de projet Quantum.
• Appuyer le choix des experts et des consultants et participer au processus de recrutement.
• Appuyer l’élaboration les entrées des termes de référence, aux les spécifications techniques, aux appels d’offres / appels à proposition, aux et devis quantitatifs.
• Soutenir l’évaluation des soumissions et des offres.
• Soutenir la bonne gestion financière du portefeuille.
• Soutenir la préparation et la conduite des procédures liées aux achats.
• Préparer les demandes de paiement direct (RDP) et les soumettre pour signature.
• Réaliser les tâches financières nécessaires sur la plateforme Quantum.
• Elaborer les documents nécessaires pour le projet.
• Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés.
• Appuyer l’élaboration des budgets.
• Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat.
• Préparer des demandes d’avance de fonds et/ou de paiements directs.
• Suivre les dépenses budgétaires et tenir un registre approprié des budgets de portefeuille approuvés et de leurs révisions.
• Préparer des propositions de révision budgétaire.
• Établir, élaborer et soumettre des rapports sur l’état des dépenses et du budget du programme.
• Répondre aux questions du Gouvernement et du PNUD concernant les aspects financiers du portefeuille.
• Assurer la liaison avec les vérificateurs contrôleurs nommés par le PNUD et les auditeurs externes.
• Elaborer de manière régulière et selon les échéances, des rapports et des rapports spécifiques afin de préparer le budget et l’audit.
• Conseiller et appuyer les consultants internationaux et nationaux sur les indemnités, des demandes de remboursement de frais de voyage et d’autres questions financières.
• Procéder au calcul des paiements dus pour les réclamations et les services.
• Effectuer d’autres tâches financières.
• Appuyer dans l’organisation des formations en matière d'administration à l'intention du personnel chargé des opérations et des projets.
• Apporter des contributions pertinentes aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Required Experience

Au minimum 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience professionnelle pertinente dans l'administration, les services d'appui aux programmes ou autres domaines équivalent est requis. Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP est requise. L’expérience préalable dans le Système des Nations Unies est considérée comme un avantage. Expériences professionnelles pertinentes dans la mise en œuvre, la coordination et la gestion des projets, y compris de l’expérience dans la gestion administrative et financière est souhaitable.

Qualifications

Le diplôme de fin d’études secondaires est requis OU, Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération mais pas un requis.

Other Details