Associé(e) Exécutif(ve)

Overview

Fournir un soutien exécutif et administratif à la Représentante Résidente d'ONU Femmes Mali, en gérant son agenda, ses voyages, sa correspondance et en facilitant la communication au sein du bureau.

Key Responsibilities

• Gérer le calendrier de la Représentante Résidente, organiser ses rendez-vous et réunions.
• Organiser les voyages, l'hébergement et les aspects logistiques de la Représentante Résidente.
• Tenir à jour la liste des contacts du bureau et gérer les listes de diffusion électroniques.
• Assurer la gestion des appels avec tact et discrétion.
• Gérer les dossiers administratifs de la Représentante Résidente (voyages de mission et rapports).
• Recueillir les informations et organiser les supports pour répondre aux demandes.
• Entreprendre les arrangements logistiques, administratifs et financiers pour les réunions, événements et ateliers.
• Organiser et assister aux réunions, préparer les procès-verbaux et résumés.
• Préparer les documents d'information et présentations PowerPoint.
• Assurer le suivi du système d’archivage du bureau.
• Suivre les sollicitations reçues des tiers parties auprès de la Représentante Résidente.
• Faciliter la circulation de l'information et de la communication.
• Examiner, prioriser et acheminer la correspondance.
• Répondre ou diriger les demandes aux unités appropriées.
• Préparer les communications internes courantes, examiner les documents et rapports.
• Maintenir et organiser les fichiers physiques et électroniques.
• Assister à la préparation et finalisation des traductions internes, servir d’interprète au besoin.
• Faciliter l’interaction avec les partenaires externes.
• Recevoir les personnalités et visiteurs de haut rang.
• Veiller aux questions de protocole et coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.
• Fournir un soutien administratif pour la gestion et le partage des connaissances.
• Partager les connaissances et expériences liées à l’administration et au soutien des opérations.
• Accomplir d'autres tâches jugées nécessaires.

Required Experience

• Au moins six (6) années d’expérience professionnelle à responsabilités croissantes dans les domaines de l’administration et du secrétariat.
• Une expérience dans l’utilisation d’applications informatiques et de logiciels bureautiques tels que Microsoft Office, ainsi que de systèmes de gestion basés sur le web, est requise.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires requis.

Other Details