Administration Senior Assistant
Overview
The Administration Senior Assistant will provide operational support in administrative, financial, and logistical management for timely project implementation, budget monitoring, event organization, and document management.
Key Responsibilities
- Adelantar actividades administrativas, operativas, presupuestarias y de gestión necesarias para la implementación de acciones del proyecto.
- Realizar el acompañamiento y seguimiento de los procesos de planificación, implementación y cierre de actividades administrativas, financieras y operativas.
- Apoyar la planeación, control y seguimiento de las actividades administrativas, financieras y operativas del proyecto.
- Apoyar el seguimiento de la ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto.
- Realizar el seguimiento de plazos, acuerdos, compromisos y acciones pendientes.
- Apoyar la elaboración de planes de trabajo, informes, presentaciones, documentos conceptuales y otros insumos requeridos.
- Mantener actualizadas bases de datos, aplicaciones, matrices de seguimiento y sistemas de información del proyecto.
- Preparar, organizar y archivar documentación administrativa, financiera y operativa de respaldo.
- Apoyar la planificación, organización, implementación y cierre administrativo de reuniones, talleres, capacitaciones, misiones, eventos y demás actividades del proyecto.
- Tramitar y dar seguimiento a procesos relacionados con misiones, viajes, autorizaciones, reservas, reembolsos, pagos, contratos, proveedores y demás requerimientos logísticos.
- Realizar arreglos logísticos para participantes, consultores, expertos, funcionarios nacionales e internacionales, contrapartes y personal de UNODC.
- Realizar seguimiento a proveedores y contratistas vinculados con eventos, viajes, servicios logísticos y actividades operativas.
- Informar oportunamente a la Coordinación del Proyecto sobre avances, dificultades, riesgos o retrasos vinculados con la implementación logística, administrativa o financiera de actividades.
- Apoyar la preparación de actas, notas, listas de participantes, minutas, registros de asistencia, reportes de actividad y demás documentos derivados de reuniones, talleres, capacitaciones y espacios de articulación.
- Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones, contratación de servicios, gestión de proveedores, activos, insumos, inventario y demás requerimientos necesarios para la implementación del proyecto.
- Mantener registros actualizados de bienes, equipos, materiales, suministros, activos y documentación de respaldo.
- Efectuar controles físicos de inventario, apoyar la preparación de reportes periódicos de activos e inventario.
- Custodiar, registrar y distribuir suministros, materiales y documentación del proyecto.
- Apoyar el diseño e implementación de herramientas que contribuyan al fortalecimiento y estandarización de procesos administrativos, operativos, logísticos y de gestión de activos.
- Participar en reuniones técnicas administrativas y financieras para socializar información, reportar avances, identificar dificultades, y dar seguimiento a compromisos.
- Interactuar con unidades temáticas, áreas transversales, contrapartes, proveedores y otros actores relevantes.
- Apoyar la preparación de informes, reportes y documentos que den cuenta de la implementación del proyecto.
- Contribuir a la construcción, actualización y mejora de bases de datos, matrices, aplicaciones y herramientas de seguimiento.
- Apoyar iniciativas de intercambio de conocimientos y fortalecimiento de capacidades internas relacionadas con administración, finanzas, logística, planificación, seguimiento, inventario y gestión documental.
- Llevar a cabo otras actividades relacionadas con su área de especialidad que le sean asignadas por su supervisor/a inmediato/a.
Required Experience
Requerida Experiencia relevante en administración, finanzas, logística, operaciones, gestión de proyectos, seguimiento presupuestario, apoyo a eventos, adquisiciones, gestión documental o ámbitos relacionados. Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad, incluyendo Microsoft Office, Google Workspace u otras herramientas equivalentes, así como sistemas de gestión basados en la web. Experiencia en elaboración, actualización o seguimiento de bases de datos, matrices, reportes, documentos administrativos, financieros u operativos. Experiencia en seguimiento de actividades, compromisos, plazos, proveedores, pagos, documentación de respaldo o procesos administrativos vinculados a proyectos. Deseada Experiencia en manejo de aplicativos web y plataformas administrativas, financieras o de gestión de proyectos. Conocimiento de normas, manuales y procedimientos de Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional. Experiencia apoyando actividades vinculadas con proyectos de justicia penal, drogas, crimen organizado, seguridad, fortalecimiento institucional o cooperación internacional.
Qualifications
Requerida Enseñanza secundaria completa o equivalente, con al menos 5 (cinco) años de experiencia relevante; O Título de licenciatura/grado o equivalente en administración, economía, contabilidad, finanzas, gestión de proyectos, relaciones internacionales, ciencias sociales o áreas afines, con al menos 1 (un) año de experiencia relevante. Deseada Formación técnica, terciaria, universitaria o certificación profesional en administración, contabilidad, derecho, finanzas, economía, gestión basada en resultados, adquisiciones, logística o áreas afines.