Grants & Partnership Officer DR Congo Goma BN

Overview

Le/la Grants & Partnership Officer appuie le fonctionnement du département Grants & Partnerships en assurant la disponibilité, la qualité et la mise à jour des informations et outils nécessaires à une gestion efficace des subventions et partenariats.

Key Responsibilities

• Assurer la mise à jour régulière et la qualité des outils de suivi du département Grants & Partnerships.
• Contribuer au suivi des principales échéances contractuelles et internes relatives aux Grants et aux partenariats.
• Assurer une gestion documentaire structurée, harmonisée et accessible des dossiers Grants & Partnerships.
• Contribuer à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation requise dans le cadre des audits, revues internes et autres exercices de conformité.
• Contribuer au suivi des indicateurs de performance Grants & Partnerships et à la production d’analyses permettant d’identifier les domaines d’amélioration.
• Favoriser la capitalisation et le partage des apprentissages issus de la gestion des projets et des partenariats.
• Assurer la mise à jour régulière du Grants Tracker et des outils de suivi des partenariats.
• Suivre les principales échéances relatives aux Grants, notamment les rapports bailleurs, amendements, clôtures et autres livrables contractuels.
• Suivre, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les principales échéances relatives aux accords de partenariat, livrables des partenaires, évaluations et autres étapes du cycle de partenariat.
• Produire et diffuser mensuellement un calendrier consolidé des principales échéances Grants & Partnerships.
• Alerter en temps utile le Grants Manager et les membres concernés du département sur les échéances nécessitant une action ou présentant un risque de retard.
• Contribuer à la fiabilité et à la cohérence des informations renseignées dans les différents outils de suivi du département.
• Développer, mettre à jour et administrer le PCM Tracker permettant de suivre la complétude des principales étapes du Project Cycle Management pour chaque projet.
• Collecter et organiser, avec les équipes concernées, la documentation permettant de démontrer la réalisation des différentes étapes et exigences du PCM.
• Appuyer le Partnership Coordinator dans le suivi documentaire des différentes étapes du cycle de partenariat, notamment l’identification, l’évaluation, la contractualisation, la mise en œuvre, les revues et la clôture des partenariats.
• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de visualiser le niveau de complétude des différentes étapes du cycle de partenariat.
• Centraliser et maintenir accessible la documentation de référence relative aux standards Grants, PCM et Partnerships de NRC.
• Identifier les documents, informations ou étapes manquants dans les dossiers Grants & Partnerships et en assurer le suivi auprès des personnes responsables.
• Produire périodiquement une synthèse du niveau de complétude des dossiers et signaler les principaux écarts au Grants Manager et, pour les partenariats, au Partnership Coordinator.
• Structurer et maintenir le Grants Live et les espaces documentaires Partnerships conformément aux principes de gestion documentaire du département.
• Assurer un archivage harmonisé de la documentation Grants & Partnerships dans le Filing Tree et les autres espaces institutionnels applicables.
• Élaborer et maintenir des principes simples et harmonisés d’archivage pour l’ensemble du département.
• Assurer l’archivage systématique des accords de financement, contrats, amendements, correspondances contractuelles et autres documents Grants pertinents.
• Assurer, en collaboration avec le Partnership Coordinator, l’archivage systématique des documents relatifs aux partenariats, notamment les évaluations, due diligence, accords de partenariat, amendements, plans d’action, rapports et documents de clôture.
• Coordonner avec les membres du département l’archivage régulier des documents relevant de leurs dossiers respectifs.
• Assurer, lorsque requis, l’organisation et la conservation de la documentation physique du département.
• Veiller à ce que les dossiers Grants & Partnerships soient complets, facilement identifiables, accessibles et traçables.
• Appuyer la préparation des audits, contrôles et revues en assurant la disponibilité et l’organisation de la documentation Grants & Partnerships requise.
• Collaborer avec les Grants Coordinators, le Partnership Coordinator et les autres fonctions concernées pour identifier et collecter les documents manquants.
• Maintenir une documentation structurée des principales observations et recommandations issues des audits et revues relatives aux Grants et aux partenariats.
• Capitaliser les enseignements pertinents issus des audits, revues de projets, revues de partenariats et expériences des projets précédents.
• Contribuer à la diffusion des leçons apprises et bonnes pratiques auprès du département afin de prévenir la répétition des écarts identifiés.
• Appuyer le suivi documentaire des plans d’action et mesures d’amélioration relevant du département Grants & Partnerships.
• Collecter et consolider les données nécessaires au suivi des indicateurs BSC (Balanced Scorecard) relevant du département.
• Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux Grants.
• Alimenter, en collaboration avec le Partnership Coordinator, les indicateurs BSC relatifs aux partenaires de mise en œuvre.
• Alimenter les indicateurs BSC relatifs aux partenariats de consortium.
• Produire des analyses trimestrielles sur la performance de la gestion des dossiers Grants & Partnerships, notamment en matière de respect des échéances, complétude des dossiers, respect des étapes PCM/cycle de partenariat et qualité de l’archivage.
• Identifier les tendances, écarts récurrents et domaines nécessitant une attention particulière.
• Proposer au Grants Manager des mesures concrètes d’amélioration des outils, processus et pratiques du département.
• Contribuer au suivi de la mise en œuvre des actions d’amélioration convenues.
• Contribuer à l’élaboration et à l’application de principes de communication interne du département Grants & Partnerships.
• Faciliter la diffusion structurée des échéances, informations, standards, outils et apprentissages pertinents auprès des équipes concernées.
• Maintenir accessibles les principaux documents de référence, templates, procédures et outils Grants & Partnerships.
• Contribuer à la circulation régulière de l’information entre les différentes fonctions du département.
• Veiller à la cohérence et à l’accessibilité des informations Grants & Partnerships communiquées aux différentes parties prenantes internes.

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