Human Resources Assistant[Ouvert aux candidats de Niveaux 0, 1 & 2]

Overview

L'Assistant(e) aux Ressources Humaines apporte un soutien opérationnel et administratif à la mise en œuvre des services RH du bureau pays. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de l'unité RH en assurant le traitement des dossiers administratifs, le suivi des contrats, l'appui au recrutement et la gestion des données du personnel.

Key Responsibilities

• Contribuer à la conformité de toutes les activités RH avec les règles, règlements, politiques et procédures de l'ONU et du PNUD.
• Veiller au respect des procédures opérationnelles standard (SOP) de l'unité RH et signaler toute anomalie.
• Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des indicateurs RH et produire des rapports périodiques.
• Participer à la cartographie et à la révision des processus RH du bureau pays.
• Apporter un appui à la préparation des communications internes relatives aux politiques et procédures RH.
• Appuyer les processus de recrutement : préparation des avis de vacance, suivi des candidatures, organisation des entretiens et vérification des dossiers de candidats.
• Assurer la gestion et le suivi administratif des contrats dans Quantum et hors système, y compris les extensions, renouvellements et séparations.
• Préparer et soumettre pour validation les dossiers de recrutement destinés au Comité local de nomination et de promotion (LAPB).
• Assurer le suivi des transactions RH dans Quantum : postes, avantages sociaux, gains/déductions, rétroactivités et départs.
• Tenir à jour les dossiers individuels du personnel (physiques et électroniques) en veillant à leur complétude et à leur confidentialité.
• Gérer les listes du personnel et apporter un appui à la validation des frais de recouvrement des coûts pour les services RH fournis à d'autres agences.
• Appuyer la gestion des processus de recrutement de bout en bout : rédaction et publication des avis de vacance, réception et tri des candidatures, organisation des tests écrits et entretiens, préparation des tableaux comparatifs, et archivage des dossiers de sélection.
• Assurer le suivi des formalités d'entrée en service du nouveau personnel : préparation des dossiers d'accueil, vérification des pièces constitutives du dossier administratif, délivrance des badges et accès systèmes.
• Assurer le suivi des fins de contrat, des procédures de départ et de séparation du personnel (check-list de départ, clôture Quantum, certification des droits de fin de service).
• Appuyer la gestion des congés et absences du personnel : traitement des demandes, mise à jour des soldes dans Quantum et tenue des registres de présence.
• Traiter les demandes liées aux droits du personnel (allocations familiales, remboursements médicaux, indemnités diverses) et assurer le suivi de leur prise en charge dans les délais requis.
• Préparer et diffuser les communications internes liées aux ressources humaines (notes de service, rappels de procédures, circulaires RH).
• Appuyer la mise en œuvre du protocole d'évaluation des performances, y compris la collecte et le suivi des formulaires d'évaluation.
• Contribuer à l'élaboration et au suivi du plan de formation annuel du bureau et des plans de développement individuels du personnel.
• Assister dans l'organisation logistique des sessions de formation et d'apprentissage, y compris la réservation des salles, la communication aux participants et le suivi des présences.
• Tenir à jour les registres de suivi des activités d'apprentissage et de certification du personnel.
• Apporter un appui administratif aux initiatives de bien-être et de développement professionnel du personnel.
• Apporter un appui logistique et administratif à l'organisation des enquêtes locales sur les salaires, les conditions de service et les indemnités de poste.
• Collecter, compiler et organiser les données nécessaires aux enquêtes salariales menées en coordination avec l'Analyste RH.
• Assurer le classement et l'archivage des résultats des enquêtes et des rapports correspondants.
• Assurer la saisie, la mise à jour et l'exactitude des données du personnel dans Quantum et les autres systèmes d'information RH.
• Préparer des tableaux de bord, statistiques et rapports RH réguliers à l'usage de l'Analyste RH.
• Répondre aux demandes d'information du personnel sur les questions RH courantes (congés, avantages sociaux, procédures administratives) et orienter vers l'Analyste RH pour les cas complexes.
• Contribuer à la capitalisation des bonnes pratiques RH et à la mise à jour des outils et modèles de l'unité.
• Apporter un soutien lors des audits, revues et missions de contrôle interne portant sur les activités RH.
• Fournir un appui opérationnel aux activités RH réalisées au profit des autres agences, fonds et programmes des Nations Unies au Niger, dans le cadre des accords de services communs (BOS/OMT).
• Participer aux réunions de coordination RH inter-agences et assurer le suivi des actions et décisions y relatives.
• Appuyer la préparation et la transmission des rapports et données RH demandés par les organisations bénéficiaires des services communs.
• Contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives RH au sein du Système des Nations Unies au Niger, en lien avec les orientations de l'OMT.

Required Experience

• Un minimum de 5 années d’expérience professionnelle pertinente (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 2 années d’expérience professionnelle pertinente (avec un diplôme de licence/Bachelor) dans les domaines des ressources humaines et/ou de l’administration, acquise au niveau national ou international, est requis.
• Expérience avérée dans l'utilisation d'outils bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et de systèmes de gestion basés sur le Web (Quantum ou tout autre ERP est un atout).
• Bonne connaissance des processus administratifs liés à la gestion du personnel (recrutement, gestion des contrats, gestion de la paie, congés).

Qualifications

• Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, administration des affaires, administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais n’est pas une exigence obligatoire.
• Une certification spécialisée en ressources humaines constituerait un atout.

Other Details