OFFICIER LOGISTIQUE

Overview

Appuyer le département Supply Chain dans ses activités journalières des équipes mobiles dans le cadre du projet OCHA-USA mis en œuvre dans la province de l’Ituri.

Key Responsibilities

• Centraliser et traiter les demandes d’achat (items forecast) des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra);
• Préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
• Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible;
• Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs;
• Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ;
• Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l'ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list;
• Créer systématiquement le dossier sous box à la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR);
• Assurer que la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenable à chaque étape du traitement du dossier d’achat;
• Assurer que les fournisseurs sont payés en temps;
• Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d'achats sur Box conformément au SOP en place;
• Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires;
• Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place;
• Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d’appel d’offre;
• Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché;
• Actualiser, une fois par an, la liste des prix.
• Elaborer le planning des déplacements en affectant les voitures conformément aux planifications des programmes et des opérations et/ou en fonction des besoins des projets;
• S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ½ ou quel que soit le niveau si la voiture effectuera une mission sur terrain;
• Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant pour chaque voiture entre deux pleins et chaque dernier jour du mois;
• Tenir un registre de suivi des validités et des renouvellements des documents des voitures : assurances, contrôles techniques, vignettes, voiries urbaines, permis de conduire chauffeurs;
• Assurer le suivi des maintenances des voitures et que ce dernier respecte le cycle ABACA et que les étiquettes de suivi des kilométrages des maintenances pour chaque voiture est accroché au volant;
• Tenir le registre (fichier Excel) de suivi des couts de fonctionnement de chaque voiture sur la base et assure de suivi régulier de ce dernier : couts de maintenance, des réparations, de lavage, des pneumatiques;
• Remonter toute information sur les pannes des voitures au Supply Chain Manager de Kalemie et se rassurer que les réparations soient faites dans les délais;
• Assurer que chaque voiture possède un kit d’outillage de secours, des roues des secours, les kits de désembourbèrent, des kits de premiers secours et que la limitation des vitesses est accrochée au tableau de chaque tableau de bord;
• Assurer de l’existence des logbooks et des livrets des maintenances ainsi que de leurs correctes complétudes;
• Superviser les chauffeurs en assurant que ceux-ci conduisent aient leurs objectifs et évaluations des performances, un plan de congé, un plan de rotation.
• Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC;
• En collaboration avec les programmes, il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place;
• Avec le support du Coordinateur Supply Chain, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place;
• Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires;
• Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant;
• Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

Required Experience

Avoir au moins deux ans d’expérience en tant que Logistics Officers une ONG

Qualifications

Diplôme universitaire de Graduat ou Licence en logistique, économie, comptabilité ou équivalent

Other Details