Overview
Brindar asistencia logística y operativa al equipo de proyecto a cargo de la coordinación del trabajo de campo, en cuanto a la gestión de flota vehicular, combustible, seguros y trámites administrativos asociados.
Key Responsibilities
- Apoyar en la elaboración de la programación periódica de requerimiento de renta de vehículos y combustible.
- Apoyar el trámite de las POs correspondientes para cada proveedor de renta de vehículos y de provisión de fondos para combustible.
- Apoyar en la coordinación con los proveedores de renta de vehículos y tarjetas recargables para combustible.
- Apoyar en la coordinación con el equipo del RNP para la entrega y devolución de vehículos.
- Apoyar en la coordinación con el equipo del RNP y el proveedor de tarjetas de combustible para la entrega de las mismas y el aseguramiento de las recargas de fondos.
- Apoyar las gestiones con cada rentadora, los trámites de seguro de vehículos, cuando aplique.
- Apoyar en el aseguramiento del cumplimiento de asignaciones, rutas establecidas y condiciones contractuales relacionadas con vehículos y su uso en campo.
- Apoyar la gestión de las evaluaciones de desempeño correspondientes al servicio de las rentadoras.
- Apoyar en el aseguramiento de los mecanismos y herramientas de control y monitoreo necesarios para garantizar la gestión adecuada de vehículos y combustible.
- Brindar apoyo e insumos para asegurar la entrega de reportería periódica sobre uso y asignación de vehículos, y entrega y consumo de fondos para combustible.
- Apoyar en el aseguramiento a la implementación de las herramientas de control establecidas.
- Monitorear vía plataforma de GPS con cada proveedor de renta de vehículos, las rutas de movilización en campo.
- Apoyar y brindar insumos para la realización de estimaciones de consumo de combustibles y kilometrajes.
- Brindar apoyo para que se generar las alertas correspondientes al equipo de proyecto en PNUD y equipo del RNP sobre desviaciones en el uso de los vehículos y/o fondos para combustible.
- Apoyar con los controles para el mantenimiento preventivo de la flota de vehículos.
- Asegurar el establecimiento de mecanismos de comunicación efectiva con la persona delegada para logística en RNP, los Coordinadores de personal en campo con vehículos asignados, los puntos focales en las rentadoras de vehículos y aseguradoras asociadas.
- Apoyar y brindar insumos para asegurar que los puntos focales en RNP para el monitoreo y control de la flota vehicular, conocen y disponen de la información necesaria para gestionar adecuadamente accidentes en campo.
- Apoyar en la organización y coordinación labores de pruebas de manejo para todo el personal de campo delegado por el RNP para la asignación de vehículos.
- Apoyar y brindar insumos para el desarrollo de capacitaciones a personal de campo con rol de conductores asignados.
- Realizar visitas de campo, cuando sea requerido, para brindar soporte logístico y/o asistencia en caso de accidentes graves, recopilar información operativa relevante, y facilitar la resolución de casos.
- Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto.
- Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo para la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario.
- Realizar contribuciones valiosas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
- Mantener registros organizados de los datos del proyecto, las actividades de campo, los estudios de caso, las historias de interés humano, las fotografías y otros documentos relevantes.
- Desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Required Experience
- Mínimo 5 años (con Educación Secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia laboral en gestión logística y de operaciones.
- Experiencia en apoyo o asistencia a la gestión y manejo de flota vehicular, combustible, seguros y trámites relacionados.
- Experiencia en el manejo de MS Office (Excel y Word).
- Habilidades Deseadas: Experiencia en el manejo de sistemas de georreferenciación.
- Experiencia en el manejo del sistema Quantum para la gestión de procesos administrativos.
- Experiencia en la coordinación logística de entrega y recepción de flota de vehículos para trabajo de campo con alcance nacional.
- Experiencia previa en operaciones logísticas de campo a gran escala.
- Experiencia apoyando y/o brindando insumos para el manejo de mecanismos de control, monitoreo y seguimiento para uso efectivo de recursos, rendición de cuentas y transparencia.
- Experiencia con proyectos de cooperación internacional con agencias del Sistema de Naciones Unidas.
Qualifications
- Educación secundaria (Graduado bachiller) es requisito.
- Educación media en campos como técnico industrial o similares, es deseable.
- Estudios universitarios (nivel licenciatura) en Ciencias Económicas y/o de Ingenierías, se dará debida consideración, pero no es requisito.
- Ingeniería industrial y/o Logística es deseable.
- Otros cursos relacionados con mantenimiento y/o gestión de flota vehicular, gestión logística de campo, es deseable.
