Assistant.e du Département Collecte F/H

Overview

L'Assistant(e) du département Collecte de fonds privés contribue au bon fonctionnement du département en facilitant l'organisation des activités, la circulation de l'information, la gestion documentaire et un soutien administratif.

Key Responsibilities

• Organisation et coordination des réunions de Département et de Responsables de services : préparation des ordres du jour, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus
• Interlocuteur(e) privilégié(e) du Département Collecte auprès des Assistantes des autres Départements
• Suivi administratif et budgétaire de la Direction (factures, dépenses, notes de frais, tableaux de suivi budgétaire)
• Déclarations administratives et rédaction des courriers pour la Direction de la Collecte
• Gestion administrative et assistanat du Département (organisation logistique, réservation de salles, gestion des déplacements, commandes et gestion des fournitures, rédaction de courriers et démarches administratives diverses)
• Participation au processus de recrutement du Département (création et suivi des demandes de postes, publication des annonces, suivi avec le service Recrutement)
• Accompagnement de l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Soutien au Département en cas de collecte d’urgence ou de projets ponctuels
• Veille à la bonne circulation, organisation et conservation des informations partagées au sein du Département
• Référent(e) sur les questions d’archivage physique et électronique
• Contribution à la communication interne du Département par l’animation de la page Collecte sur l’intranet
• Participation au comité éditorial de la newsletter interne MSF France
• Appui aux équipes dans l’organisation de réunions, séminaires et événements liés à la Collecte de fonds privés
• Contribution au développement des échanges et de la collaboration avec les autres services et départements de MSF
• Veille sur la Collecte de fonds en France et participation au suivi des relations avec les instances professionnelles du secteur
• Facilitation des échanges avec le Bureau international (inscription aux groupes de travail internationaux, diffusion de l’information, appui à la coordination des contributions des équipes)

Required Experience

Première expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans l’Assistanat de Direction. Des notions en collecte de fonds constituent un atout.

Other Details