Executive Associate [Ouvert aux Candidats internes & externes]
Overview
L'Associé(e) Exécutif(ve) assure le bon fonctionnement du bureau du Représentant Résident, la confidentialité, le respect des procédures de protocole, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences de l'ONU et les autorités nationales pour garantir un flux d'informations et d'actions efficace.
Key Responsibilities
- Gérer l’agenda, la correspondance, les réunions et le suivi des actions convenues
- Effectuer des recherches préliminaires et examiner les documents, notes, courriers et autres supports pertinents
- Préparer des résumés concis, des notes de contexte, des éléments de langage, des dossiers de briefing et d’autres premières contributions analytiques
- Coordonner la préparation des visites de haut niveau et aider aux mécanismes de gestion des réunions régulières
- Appuyer la préparation, la révision, la relecture et la finalisation de la correspondance officielle, des discours, déclarations, présentations, notes de réunion, procès-verbaux, tableaux de suivi et dossiers de briefing
- Suivre les questions émergentes, identifier les messages clés et les actions de suivi, et tenir à jour une base organisée d’informations, d’engagements, de décisions et de réunions
- Contribuer à moderniser et à améliorer l’efficacité du soutien exécutif et administratif grâce à l’utilisation appropriée des outils numériques, des plateformes partagées, des systèmes de collaboration virtuelle, des flux de travail automatisés, des applications de gestion des données et des outils utilisant l’intelligence artificielle
- Compiler et préparer des documents de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions
- Contribuer à simplifier les processus courants, à améliorer la gestion et l’accès aux documents, à réduire les doublons et à renforcer l’efficacité, la qualité et la réactivité du Bureau du Représentant Résident
- Faciliter la construction et la gestion des connaissances au sein du bureau
- Compiler et préparer des documents de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions
- Accomplir d'autres fonctions dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation
Required Experience
Minimum de 6 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans l’administration, la gestion de bureau ou un domaine connexe est requise.
Qualifications
Un diplôme d’enseignement secondaire (Baccalauréat) est requise. OU Un diplôme universitaire (licence) en administration des affaires, administration publique ou un domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.