Administrative Assistant 1 (800009)

Overview

Garantizar un soporte administrativo adecuado para el funcionamiento de la Misión del CICR en Ecuador, combinando responsabilidades en Gestión de la Información, Welcome, Manejo de Caja, Recepción y Administración General.

Key Responsibilities

• Actuar como punto focal local de Information Management en Quito, organizando, clasificando y archivando documentación física y digital.
• Apoyar al personal en el uso de herramientas y sistemas de gestión de información.
• Coordinar alojamiento, traslados y transporte local para el personal y visitantes.
• Gestionar pagos y desembolsos rutinarios en efectivo, preparando y manteniendo documentación justificativa.
• Recibir y orientar a visitantes, proveedores y otras personas que lleguen a la oficina.
• Gestionar llamadas, consultas, correspondencia, paquetes y servicios de mensajería.

Required Experience

• Mínimo 3 años de experiencia profesional relevante en administración, Information Management, manejo de caja, funciones de asistencia o posiciones similares.
• Experiencia en gestión documental, archivo físico y digital y herramientas de Information Management.
• Experiencia práctica en manejo de efectivo, pagos, conciliaciones y documentación de soporte será considerada una ventaja.
• Experiencia o conocimientos prácticos en Administración, Welcome, gestión de viajes o recepción será considerada una ventaja.
• Experiencia previa con el CICR o con otra organización humanitaria/internacional será considerada una ventaja.

Qualifications

Formación técnica, tecnológica o universitaria en Administración, Information Management, Administración de Empresas, Secretariado, Finanzas o un campo relacionado.

Other Details