Finance & Administration Site Manager 1 (800113)

Overview

Garantizar una gestión adecuada de las actividades financieras, administrativas y de los servicios de soporte de la Misión de Quito, así como para apoyar al Jefe de Misión y a los equipos operacionales.

Key Responsibilities

• Gestionar las operaciones financieras diarias del sitio de Quito.
• Coordinar la preparación, seguimiento y actualización del presupuesto y forecasts.
• Supervisar pagos, tesorería, operaciones bancarias, conciliaciones y demás transacciones financieras.
• Garantizar la calidad, integridad, confidencialidad y adecuado archivo de la documentación financiera.
• Actuar como punto focal financiero ante bancos, proveedores y otras contrapartes externas.
• Brindar asesoría y apoyo financiero a los equipos operacionales.
• Coordinar con Finanzas Bogotá los procesos que requieran validación, control o soporte regional.
• Supervisar la gestión administrativa de las oficinas y residencias del CICR en Quito.
• Coordinar contratos, servicios públicos, mantenimiento, mobiliario, equipamiento y demás servicios necesarios para el funcionamiento de las instalaciones.
• Gestionar la relación con propietarios, administradores y proveedores.
• Garantizar que las oficinas y residencias cumplan con los requisitos administrativos, de seguridad y protección aplicables.
• Coordinar necesidades de mantenimiento, reparaciones y adecuaciones.
• Mantener actualizados los inventarios y registros de activos.
• Apoyar al Jefe de Misión en la identificación y seguimiento de riesgos relacionados con las instalaciones.
• Actuar como punto focal administrativo local para asuntos rutinarios de Recursos Humanos.
• Apoyar los procesos de incorporación, salida y movilidad del personal.
• Coordinar y recopilar documentación administrativa de HR y realizar el seguimiento de asistencia, vacaciones, ausencias y otra información rutinaria.
• Facilitar entrevistas, inducciones, capacitaciones, citas y otras actividades relacionadas con Recursos Humanos en Quito.
• Apoyar al Jefe de Misión y al equipo Regional de HR en los procesos administrativos locales relacionados con el personal.
• Garantizar la confidencialidad y protección de los datos y documentación del personal.
• Escalar al equipo Regional de HR los asuntos técnicos, sensibles o especializados que requieran su intervención.
• Supervisar y acompañar al/la Asistente Administrativo/a.
• Garantizar una distribución clara de funciones, mecanismos de backup y continuidad de las actividades esenciales.
• Asegurar el cumplimiento de la segregación de funciones y controles internos.
• Promover una colaboración efectiva entre el equipo administrativo y las áreas operacionales del sitio.

Required Experience

• Mínimo 3 años de experiencia profesional relevante en Finanzas, Administración o funciones similares.
• Experiencia en gestión financiera, seguimiento presupuestario, contabilidad y controles internos.
• Experiencia o conocimientos prácticos en al menos algunas de las siguientes áreas: Administración, Premises, Welcome y soporte administrativo de Recursos Humanos.
• Experiencia en supervisión o coordinación de personal será considerada una ventaja.
• Experiencia previa con el CICR o con una organización humanitaria/internacional será considerada una ventaja.
• Buen conocimiento de los principios de control interno y segregación de funciones.

Qualifications

Título universitario en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas, Gestión o un campo relacionado.

Other Details